Sekretær til Ledelsessekretariat

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Vi søger en sekretær, der vil være en del af vores Ledelsessekretariat i Plan, Teknik & Miljø.
Ledelsessekretariatet er samlingspunktet, hvor vi udarbejder politiske og andre dagsordner og beslutningsprotokoller. Det er her, hvor politiske og ledelsesmæssige møder kommer i kalenderen, og hvor vi planlægger og udfører opgaver, der understøtter forvaltningen i Plan, Teknik & Miljø i Aabenraa Kommune.

Om os
Som sekretær bliver du en del af afdelingen Erhverv & Bæredygtighed, hvor Ledelsessekretariatet er et team på 10 kollegaer. Vi er en del af en stor forvaltning, hvor vi har fokus på at skabe gode rammer for borgerne i hele kommunen via udvikling i vores byer, god erhvervsservice og tænke bæredygtighed og den grønne omstilling ind i vores opgaver. Vi er således optaget af vigtige dagsordener, hvor vi kan gøre en forskel. Forvaltningen består af specialister, der hver især er dygtige på deres område – og vi spiller hinanden gode. Vi har en uformel omgangstone, og vi går både i høje hæle, kondisko og gummistøvler.

Om jobbet
Som sekretær i Ledelsessekretariatet vil du være en del af holdet, og du vil være i kontakt med både kollegaer i forvaltningen, men også politikere, borgere og virksomheder, som har forespørgsler, og som skal serviceres. Vi lægger vægt på et højt serviceniveau, og derfor skal du som sekretær være serviceminded og god til at prioritere din tid, hvor du kan have mange bolde i luften på samme tid.
Stillingen er samtidig præget af mange forskelligartede opgaver, og det er derfor væsentligt, at du fungerer i en ofte uforudsigelig og foranderlig hverdag uden at miste fokus på at prioritere og færdiggøre opgaverne.

Din opgaver er alsidige og består blandt andet i

• udsendelse af dagsordner og beslutningsprotokoller herunder korrekturlæsning
• kalenderstyring og mødeplanlægning
• mødeforberedelse inkl. booking af møder, mødeforplejning, mødematerialer og bestilling af rejser
• koordinere svar på borgerhenvendelser og aktindsigter
• assistere i opgaven med det almene boligområde, såsom mødeforberedelser med boligforeninger og deltage i møder
• oprettelse af grundejerforeninger, herunder tovholder på forespørgsler om grundejerforeninger
• webredaktør på hjemmeside
• ad hoc opgaver for ledelsen i forvaltningen

Vi forventer, at du

• har en administrativ eller anden relevant uddannelse
• har faglig erfaring med hovedparten af de nævnte opgaver – gerne fra en offentlig organisation
• har solid erfaring med Outlook, og kan mestre Excel og PowerPoint
• er stærk grammatisk og mestrer tal og økonomi, så f.eks. dagsordner er gennemlæst, og mødemateriale er korrekt beregnet

Det er et stort plus, hvis du også har erfaring med produktion af dagsordner til politiske udvalg.

Som person forventer vi, at du

• er serviceminded, ansvars- og kvalitetsbevidst
• er proaktiv og kan prioritere din tid til dine opgaver
• har en høj arbejdskapacitet og kan danne overblik over mange opgaver samtidig med, at du kan finde ro og skabe struktur
• kan sidde i kontorfælleskab og indgå i samarbejde med kollegaer i de forskellige afdelinger
• har tålmodighed, er rummelig og har godt humør.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst. Stillingen er på 37 timer pr. uge med start 1. april 2024.
Dit ansættelsessted er Aabenraa Kommune, Skelbækvej 2, 6200 Aabenraa.
Du bliver en del af afdelingen Erhverv & Bæredygtighed, som ligger i forvaltningen Plan, Teknik & Miljø.

Yderligere oplysninger
Har du brug for yderligere oplysninger, kan du kontakte afdelingschef Helle Malene Kjølsen Olsen på tlf. 26197813 eller mail hmol@aabenraa.dk.

Ansøgning
Send din ansøgning med bilag via linket senest 22. februar 2024. Ansættelsessamtaler forventes afholdt den 26. februar 2024.
 

I Aabenraa Kommune har vi løbende brug for nye kolleger, der kan bidrage til kommunens fortsatte udvikling. 

Kommunens mission er, at vi sammen skaber Det Gode Liv.

Er du tilflytter, vil vi gerne, at du falder hurtigt og godt til. Derfor har vi en række tilbud til dig - og dem der eventuelt flytter med.


Denne jobannonce blev oprindeligt opslået på https://www.ofir.dk/
(Den originale annonce kan ses på: https://www.ofir.dk/showojob?ofirid=f4f1e5ee)

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Aabenraa Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Aabenraa Kommune, Skelbækvej, 6200 Aabenraa

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 22-02-2024; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5990543